Trois conseils du désert qui peuvent t’aider dans tes événements en extérieur [COP16 à Riyad]

mercredi 01 janvier 2025

Je suis Lucía Arribas, fondatrice de Solutions Prompteur. À la COP16 des Nations Unies, mon équipe a géré les deux salles principales au Kingdom Arena de Riyad pendant trois semaines. Dans cet article, je te partage trois conseils qui pourraient t’aider à éviter des erreurs si tu vas travailler sur des événements extérieurs complexes.

Tu découvriras comment mieux protéger tes équipements en extérieur, une question bizarre que tu devrais poser à un client qui veut utiliser le prompteur transparent (Système Obama avec vitres), et une agréable surprise de Riyad au cas où tu y passerais un jour.

Première pilule : la poussière

Comme je le disais, à la COP16, on avait les deux salles principales équipées de prompteurs Obama télécommandés – prêts à fonctionner – et on restait réactifs toute la journée pour répondre rapidement aux demandes.

Chaque matin, on arrivait environ une heure avant le début des réunions :

On retirait les housses de protection qu’on mettait sur les prompteurs Obamas sur scène. Même chose en régie.
On les dépoussiérait avec un compresseur d’air aspirateur.

Je sais que cela peut te faire sourire, mais l’« air duster » s’est avéré un accessoire clé pour éliminer toute la poussière et maintenir les équipements en parfait état lors d’événements en extérieur. Ici, on était en plein désert.

Si tu prévois d’utiliser des dispositifs à l’extérieur (surtout s’ils sont mobiles, comme nos prompteurs qui se règlent en hauteur), il est important d’emporter un compresseur d’air aspirateur. Il ne faut donner aucune raison à la technologie pour échouer.

Après avoir tout nettoyé, on branchait tout et on effectuait nos tests techniques.

Deuxième pilule : Gérer les discours de dernière minute et une question bizarre.

Dans 99,9 % des événements auxquels nous assistons, nous exigeons qu’on nous envoie les textes des orateurs à l’avance pour que nous puissions les mettre en page. Ainsi, les clients peuvent lire plus confortablement leur discours pour que le résultat soit naturel.

La particularité de la COP, c’est qu’ici, on pouvait nous donner un texte et nous faire la demande cinq minutes avant l’intervention. C’est-à-dire que quelqu’un venait rapidement nous voir en nous disant qu’il lui fallait un texte pour prompteur en arabe, en turc, en anglais, en français, en chinois, en hébreu… Il fallait être prêt.

Quand on nous sollicitait, il fallait pouvoir charger le texte immédiatement, faire une mise en page très rapide, avoir des astuces pour agir très vite, et disposer de mémoires pré-réglées dans notre système.

La question bizarre qu’on devait poser : Quelle est la taille de l’intervenant ?

Pourquoi posait-on cette question ?

Le prompteur Obama est transparent car il reflète le texte de manière à ce qu’il ne soit visible que depuis un point précis : le pupitre de l’orateur. Ce n’est pas la même chose si un orateur mesure 1,60 m ou 1,92 m. Il faut ajuster le prompteur à sa hauteur.

Si on connaît la hauteur, on règle les vitres avec la télécommande.

Et si on ne nous donnait pas l’information, heureusement que, à la COP, les personnalités sont souvent connues—des chefs d’État, des ministres, des écrivains, des philosophes…—on pouvait accéder à leur profil sur Wikipédia. Souvent, leur taille y est indiquée..

Troisième pilule : L'allié inattendu qui nous portait jusqu'à la fin de la journée

Lorsque les réunions se terminaient dans notre salle, on refaisait des tests une fois qu’il n’y avait plus personne. On testait à nouveau les équipements, la montée et la descente des vitres, pour vérifier qu’après toute une journée, tout fonctionnait bien. Ensuite, on mettait les housses, en régie comme sur scène, sur tous nos équipements, jusqu’au lendemain.

À Riyad, il y avait de très belles surprises, notamment le café. J’aime le bon café, et je dois dire que c’est à Riyad que j’ai bu le meilleur café de ma vie. C’était vraiment un régal, un café qui se dégustait, qui pouvait nous rendre accro, qui était fin, doux et délicieux.

Autre chose que je devais dire aussi, c’était la gastronomie. La cuisine indienne ici était divine. Il y avait une très, très bonne cuisine à Riyad.

Donc, deux points importants et agréables quand on y séjourne trois semaines : on peut bien manger et boire du très bon café. D’ailleurs, il y en avait partout. Là, sur une étendue de 200 mètres le long de la COP.

L’après-midi, il y avait des musiciens arabes qui chantaient et jouaient des tambours.

Un environnement humain porteur d'espoir.

Je passais la journée dans la salle plénière et j’écoutais des réunions de haut niveau. C’était intéressant parce qu’on voyait tout de suite les participants qui voulaient vraiment mettre en place des actions concrètes pour lutter contre la désertification. La lutte contre la désertification était le thème de cette convention des Nations Unies.

C’était assez puissant d’être dans un lieu où le monde entier se concertait. Il y a eu vraiment une rencontre, un point de rassemblement, où l’on sentait la volonté de tous de mettre en place des solutions pour améliorer l’état de notre planète.

Je sais que dans le monde il y a aussi des intérêts, que tout n’est pas rose, que c’est peut-être une façade… Mais ce que j’ai vu – et je vais me limiter à cela – c’est que le monde s’était rassemblé et qu’il y avait des décisions qui allaient plutôt dans l’intérêt de notre planète.

Tout le monde sait et dit qu’il reste beaucoup de travail à faire, mais c’est très important que cette COP16 se soit terminée avec des actions précises.

Voilà, c’est tout.

J’espère t’avoir rapproché de l’un des événements les plus importants de l’année 2024.

Lucía ARRIBAS

PS : J’espère que cette publication t’a été utile. Je ne rends publique que 25% de cette information sur le web. Si tu fais partie du monde de l’événementiel, je partage en privé les astuces observées chez les directeurs de production les plus sollicités de France (et de la planète) après plus de 20 ans de collaboration avec beaucoup d’entre eux. Cette information est gratuite et permet d’éviter de nombreuses erreurs de coordination lors d’un événement, augmentant ainsi notre prestige.

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