Ce qu’un dir prod (ou topeur) peut apprendre de la remise de prix à Tom Cruise afin que son client termine un événement heureux.
Je suis Lucía Arribas, fondatrice de Solutions Prompteur. Il y a quelques semaines, nous étions à la remise de prix à Tom Cruise par l’Aero Club de France. C’était un moment très émouvant, mais cette émotion a mis l’organisation dans une situation très, très inconfortable.
Que s’est-il passé ?
Un énorme décalage de timing que j’ai baptisé « L’effet Tom Cruise ». Afin de l’éviter, voici deux points cruciaux que tout chef(fe) de projet devrait contrôler pour culminer avec succès un événement.
Je te partage cela et, en plus, je te révèle la question qu’il faut toujours poser à un client, sans exception, pour qu’il se sente accompagné dans son discours.
Allons-y.
Tom Cruise est venu à Paris recevoir un prix de reconnaissance d’aviateur.
Passons directement aux détails importants :
La veille de l’événement, lorsqu’une personne très importante de l’organisation devait faire sa répétition, elle ne voulait même pas essayer le prompteur. Elle avait appris par cœur son texte.
C’est un signe de peur de l’inconnu que j’ai vu venir.
Comment ai-je su que la personne chargée de cette prise de parole n’avait jamais utilisé le prompteur Obama transparent avec les vitres ?
Par la mise en page demandée :
« PAS DE MISE EN PAGE »
Le rôle de l’opérateur(trice) dans ce genre de situations est clé, car c’est l’opportunité (surtout la veille de l’événement) de proposer à l’intervenant quelques minutes pour essayer, prendre ses marques…
Bon, ici ce n’était pas le cas. Ils ne voulaient rien savoir du prompteur parce qu’ils voulaient que cela reste improvisé.
Que s’est-il passé donc ?
L’effet Tom Cruise.
Les organisateurs étaient tellement impatients de rencontrer Tom Cruise et de lancer la cérémonie qu’ils ont commencé 10 minutes plus tôt que prévu.
Le démarrage était prévu à 19h, mais cela a commencé à 18h50. La personne qui devait annoncer l’arrivée de Tom Cruise à 19h30 a commencé à parler 10 minutes plus tôt… et elle a fini encore 10 minutes plus tôt. Au total, 20 minutes d’avance sur l’entrée de Tom Cruise.
Il était 19h10, et l’arrivée de Tom Cruise était prévue à 19h30.
20 minutes d’avance.
20 minutes à combler devant le public, juste avant le moment le plus attendu de la soirée.
L’oratrice s’est retrouvée dans une situation très inconfortable, nous regardant en régie, à côté de la scène, comme si nous pouvions faire arriver Tom Cruise plus tôt.
Quelqu’un de l’Aero Club est monté pour l’aider, meubler un peu, occuper le public jusqu’à 19h30… mais tout le monde a bien vu qu’il s’agissait d’une erreur de timing de l’organisation.
Une erreur compréhensible (L’effet Tom Cruise !) mais totalement évitable.
Comment éviter ce genre de situation embarrassante ?
Tom Cruise, lui, est arrivé ni en avance, ni en retard.
Il est arrivé à 19h30.
Comme je te disais, le public a attendu 20 minutes. Attendre 20 minutes réduit l’émotion et l’attention juste avant le moment phare de l’événement : l’entrée de Tom Cruise.
Dans l’événementiel, et surtout avec des personnalités aussi importantes, on n’improvise pas le conducteur, la durée, les horaires… Tout doit être prévu à l’avance.
Voici deux points cruciaux :
Ne pas céder à la tentation de commencer plus tôt : c’est la responsabilité du directeur de production ou du topeur.
Gérer parfaitement la durée d’un discours : si l’orateur fait confiance au prompteur, il ne risque pas d’oublier de parties essentielles et nous permet d’avoir un contrôle précieux sur le timing.
Ici, l’erreur était compréhensible.
L’intervenante était stressée car elle répétait avec ses notes, et elle voulait assurer un bon discours devant une vedette internationale.
Elle a choisi d’apprendre par cœur son discours parce qu’elle n’avait pas confiance en un prompteur, alors que le prompteur est là, justement, pour qu’elle puisse se reposer. Je dirais même qu’il lui aurait permis de savourer encore plus ce moment magique.
Mais « L’effet Tom Cruise » est puissant, dans le bon comme dans le mauvais sens, et finalement, cet acteur a fini par émerveiller tout le monde.
Finalement, tout s’est bien terminé.
La question qu’il faut toujours poser au client qui va donner un discours, sauf si ce client s’appelle Barack Obama.
Un prestataire à qui un client demande un prompteur doit toujours poser cette question à son client :
« Est-ce que vous avez déjà utilisé un prompteur ? »
Dans le cas de l’AéroClub de France, cela aurait été hyper important.
Si cette question avait été posée, et la dame qui était censée l’utiliser (pour qui on a demandé un prompteur) avait répondu : « Non, jamais », nous aurions pu nous organiser.
J’aurais même pu mettre à disposition une personne pendant les répétitions, pour qu’elle ait le temps de s’exercer et d’être accompagnée, afin qu’elle découvre en quoi un prompteur peut l’aider et qu’elle fasse l’expérience elle-même.
C’est très important de garder en tête qu’une ou deux séances de coaching avec Solutions Prompteur (20-30 minutes) suffisent pour être à l’aise avec un prompteur Obama.
« Est-ce que vous avez déjà utilisé un prompteur ? »
Posez-lui la question, c’est très important.
Si tu retiens quelque chose de cet article, que ce soit ces trois choses :
Ne jamais improviser les horaires le jour d’un événement.
Contrôler la durée de chaque moment pour avoir un événement synchronisé, sans pauses qui feraient perdre l’énergie du public.
Pour transformer un moment tendu en une expérience magique et inoubliable pour ton client, pose-lui cette question : « Est-ce que vous avez déjà utilisé un prompteur ? ». Si la réponse est non, afin que le trac ne le trahisse pas, rassure-le : il peut s’appuyer sur un prompteur invisible (l’Obama transparent) qui sera son filet de sécurité.
Nous sommes aussi ravis quand les orateurs sont rassurés et finalement n’ont pas besoin de notre prompteur. S’ils sont confiants et maîtrisent leur discours, tant mieux.
Il ne faut pas qu’ils utilisent le prompteur à tout prix, mais qu’ils sachent qu’ils peuvent le faire pour vivre leur expérience de manière beaucoup plus sereine et magique.
Lucía ARRIBAS
PS : J’espère que cette publication t’a été utile. Je ne rends publique que 25% de cette information sur le web. Si tu fais partie du monde de l’événementiel, je partage en privé les astuces observées chez les directeurs de production les plus sollicités de France (et de la planète) après plus de 20 ans de collaboration avec beaucoup d’entre eux. Cette information est gratuite et permet d’éviter de nombreuses erreurs de coordination lors d’un événement, augmentant ainsi notre prestige.
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