Lo que la Casa Blanca puede enseñarte sobre la organización del evento perfecto.
Soy Lucía Arribas, fundadora de Solutions Prompteur. Este verano tuvimos la oportunidad de trabajar con la Casa Blanca. Durante este evento, me di cuenta de un pequeño truco que utiliza la Casa Blanca para que su proveedor de servicios parezca ejemplar a simple vista.
Este truco les permite distinguirse cuando recurren a proveedores de servicios técnicos. ¿Y lo mejor? Es algo que cualquier proveedor de eventos puede imitar, y lo comparto contigo aquí.
El rigor de la Casa Blanca: un modelo de organización a imitar.
Cuando la Casa Blanca nos pidió que suministráramos el prompter para la Primera Dama, nos enviaron un documento PDF muy detallado con tres páginas de especificaciones técnicas. Desde la altura exacta del atril hasta el tamaño de letra (Arial en negrita), sin olvidar una lista de control de 19 puntos que había que comprobar antes del acto, todo estaba previsto.
Este nivel de precisión no es ninguna sorpresa a estas alturas, pero lo que siempre impresiona es el rigor con el que abordan cada detalle para asegurarse de que todo esté perfecto. Esto no solo te da un sólido respaldo, sino que te demuestra que realmente aprecian la atención al detalle con la que trabajan.
Te dicen que conocen tu trabajo y que necesitan que te destaques en cada detalle.
Como organizador de eventos o proveedor de servicios, puedo asegurarte que adoptar este tipo de organización inspira un gran respeto. Cuando cada detalle se anticipa y se comunica con claridad, demuestras a tus clientes que dominas tu campo. Y a cambio, ellos confían en ti para que les guíes en los aspectos más delicados de sus eventos, lo que abre la puerta a futuras conversaciones.
Fluidez y espontaneidad: los detalles que marcan la diferencia
Uno de los aspectos que destaco al trabajar con la Casa Blanca es su deseo de mejorar la fluidez del discurso de la Primera Dama, aunque sólo sea un pequeño ajuste. Incluso con años de experiencia, buscan constantemente perfeccionar el más mínimo detalle.
Le propusimos una serie de estrategias para mejorar la fluidez, la espontaneidad y la comodidad. Funcionaron a la perfección.
Estos pequeños toques pueden convertir un buen discurso en uno excelente que tenga un mayor impacto en la audiencia. Si ofreces a tus clientes esta delicadeza, se sentirán más a gusto cuando hablen (aunque no entiendan por qué) y asociarán ese éxito contigo.
Así de sencillo.
Agradecimiento: una forma sencilla pero eficaz de implicar a tus proveedores de servicios.
Lo que también marcó la diferencia en esta colaboración fue el reconocimiento de la Casa Blanca tras el evento. El día de mi cumpleaños me llamaron para darme las gracias y preguntarme si podían incorporar nuestras mejoras a sus documentos para futuros actos.
Este tipo de gesto, por sencillo que sea, demuestra un verdadero aprecio por el trabajo bien hecho, y crea un vínculo aún más fuerte entre los equipos. He tenido la suerte de trabajar con los mejores, y los considero ejemplares.
Reconocer y valorar el trabajo de los proveedores de servicios crea un clima de confianza y motivación, y refuerza el deseo de hacer un esfuerzo adicional para garantizar la excelencia de un evento. Es una dinámica que beneficia a todos.
Un secreto al alcance de todos los proveedores de eventos.
Hay algo realmente agradable en trabajar con clientes tan organizados y atentos como la Casa Blanca. Reconocen la importancia de los detalles, y eso nos permite darles ese pequeño extra que marca la diferencia.
Cuando todos están en la misma onda, se produce la magia y los resultados son notables.
Lo que es aún más satisfactorio es que este enfoque, este rigor y esta atención al detalle no están reservados a una élite. De hecho, la estrategia de la Casa Blanca está al alcance de todos.
Si quieres dar la impresión de ser un proveedor de eventos experimentado a primera vista, adopta este enfoque en la medida de lo posible, para demostrar a todo tu equipo que esperas la perfección de tus eventos.
Lucía ARRIBAS
PD: Espero que esta publicación te haya sido útil. Sólo publicó el 25% de esta información en la web. Si estás en el negocio de los eventos, comparto en privado los consejos que he observado de los directores de producción más solicitados de Francia (y de todo el mundo) después de trabajar con muchos de ellos durante más de 20 años. Esta información es gratuita y te ayudará a evitar muchos errores de coordinación durante un evento, aumentando así tu prestigio.
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