Ce que la Maison-Blanche peut t’apprendre sur l’organisation d’un événement parfait.
Je suis Lucía Arribas, fondatrice de Solutions Prompteur. Cet été, nous avons eu l’occasion de collaborer avec la Maison-Blanche. Lors de cet événement, j’ai remarqué une petite astuce de cette institution pour paraître une boîte d’événements exemplaire d’un seul coup d’œil.
Cette astuce leur permet de se distinguer lorsqu’ils font appel à des prestataires techniques. Le meilleur dans tout ça ? C’est quelque chose que tout prestataire événementiel peut imiter, et je te le partage ici.
La rigueur de la Maison-Blanche : un modèle d’organisation à imiter.
Lorsque la Maison-Blanche nous a sollicités pour fournir le prompteur à la Première Dame, on nous a envoyé un document PDF très détaillé avec des spécifications techniques sur trois pages. De la hauteur exacte du pupitre à la taille de la police (Arial gras), en passant par une checklist de 19 points à vérifier avant l’événement, tout était anticipé.
Ce niveau de précision n’a rien de surprenant à ce stade, mais ce qui impressionne toujours, c’est la rigueur avec laquelle ils abordent chaque détail pour s’assurer que tout soit parfait. Cela ne te donne pas seulement un support solide, mais te montre aussi qu’ils apprécient véritablement l’attention aux détails avec laquelle tu travailles.
Ils te disent qu’ils connaissent ton travail, et qu’ils ont besoin de ton excellence dans les moindres détails.
En tant qu’organisateur ou prestataire événementiel, je peux t’assurer qu’adopter une telle organisation inspire énormément de respect. Quand chaque détail est anticipé et communiqué clairement, tu montres à tes clients que tu maîtrises ton domaine. Et en retour, ils te font confiance pour les guider sur les aspects les plus sensibles de leurs événements, ouvrant ainsi la porte à une conversation future.
Fluidité et spontanéité : les détails qui font toute la différence
L’un des aspects que je mets en valeur de cette collaboration avec la Maison-Blanche, c’est leur volonté d’améliorer la fluidité du discours de la Première Dame, même si ce n’était qu’un petit ajustement. Même avec des années d’expérience, ils cherchent constamment à perfectionner le moindre détail.
Nous leur avons proposé certaines stratégies pour améliorer la fluidité, la spontanéité et le confort du discours. Elles ont parfaitement fonctionné.
Ces petites touches peuvent transformer un bon discours en un discours excellent qui touche davantage le public. Si tu offres cette finesse à tes clients, ils se sentiront plus à l’aise lors de leurs prises de parole (même s’ils ne comprennent pas pourquoi) et associeront cette réussite à toi.
C’est aussi simple que cela.
La reconnaissance : un geste simple, mais puissant pour engager tes prestataires.
Ce qui a aussi fait la différence dans cette collaboration, c’est la reconnaissance de la Maison-Blanche après l’événement. Le jour de mon anniversaire, ils m’ont appelée pour me remercier et m’ont demandé s’ils pouvaient intégrer nos améliorations dans leurs documents pour de futurs événements.
Ce genre de geste, aussi simple soit-il, montre une véritable appréciation pour le travail bien fait, et cela crée un lien encore plus fort entre les équipes. J’ai eu la chance de travailler avec les meilleurs, et je les considère comme exemplaires.
Reconnaître et valoriser le travail des prestataires crée un climat de confiance et de motivation, et renforce l’envie de se dépasser pour garantir l’excellence dans un événement. C’est une dynamique qui profite à tout le monde.
Un secret à la portée de tout prestataire événementiel.
Il y a quelque chose de vraiment plaisant à travailler avec des clients aussi organisés et attentionnés que la Maison-Blanche. Ils savent reconnaître l’importance des détails, et cela nous permet de leur apporter ce petit “plus” qui fait toute la différence.
Quand tout le monde est sur la même longueur d’onde, la magie opère et l’on parvient à des résultats remarquables.
Ce qui est encore plus satisfaisant, c’est que cette approche, cette rigueur et cette attention aux détails ne sont pas réservées à une élite. En fait, la stratégie de la Maison-Blanche est à la portée de tous.
Si tu veux donner l’impression d’être un prestataire événementiel aguerri dès le premier coup d’œil, il suffit d’adopter cette approche dans la mesure de tes possibilités, pour montrer à toute ton équipe que tu attends la perfection dans tes événements.
Lucía ARRIBAS
PS : J’espère que cette publication t’a été utile. Je ne rends publique que 25% de cette information sur le web. Si tu fais partie du monde de l’événementiel, je partage en privé les astuces observées chez les dir prod les plus sollicité/es de France (et de la planète) après plus de 20 ans de collaboration avec beaucoup d’entre eux. Cette information est gratuite et permet d’éviter de nombreuses erreurs de coordination lors d’un événement, augmentant ainsi notre prestige.
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